Документооборот в малом бизнесе

Документооборот является производной, или составной частью делопроизводства, поскольку в нём и определяется. Он определяет полный цикл движения документов в различных бизнес-процессах. Решение выделить все материалы по этому вопросу в отдельно созданный раздел, предопределил объём информации в темах, которые следует рассмотреть.

Сначала всегда документ создают или получают извне. Далее его регистрируют и обрабатывают, при необходимости совершают ряд действий по его исполнению. По завершению исполнения, он направляется в соответствующее дело, или контрагенту за пределы субъекта малого предпринимательства. Либо и то и другое действие совершается одновременно.

Организация документооборота

Организация документооборота на предприятии или у индивидуального предпринимателя во многом зависит от того, как построены, или не построены вовсе, управленческие процессы в данном бизнесе. В то же время, его схема будет различаться в предприятиях с разными видами экономической деятельности. Существует ли вообще система управления в организации или у предпринимателя, как раз и позволяет увидеть документооборот.

Кроме общих элементов и параметров, присущих любой циркуляции документов вообще, в каждом отдельном структурном подразделении, как и для отдельных видов деятельности, так или иначе будет создан свой документопоток. Именно он на практике и интересует конкретного человека, интересующегося вопросами создания малого или среднего бизнеса. Например, документооборот в торговле, отличается от документооборота на производстве. Поэтому, мы и рассматриваем их раздельно.

Электронный документооборот

Эта система, - довольно новый вид обработки документов. Не следует путать его с автоматизированными технологиями в этой сфере. Они могут существовать независимо друг от друга. Если автоматизация работы в данной области, в какой-то степени, доступна практически каждой организации или индивидуальному предпринимателю, имеющему один или несколько компьютеров, то с организацией электронного документооборота всё намного сложнее.

Он требует и взаимодействия на договорной основе с посредником, так называемым, специализированным оператором связи. К тому же, необходима электронная подпись, которая стоит денег и ограничена во времени её применения. Тем не менее, мы рассматриваем и эту систему.